Meine 10 Projekte für nachhaltige Einsparungen

Kosteneffizienz – konkrete Projekte zur dauerhaften Budgetentlastung

Im Folgenden finden Sie meine Top 10 Projekte für erfolgreich erzielte Einsparpotenziale in der ITK-Beratung. Die dargestellten Szenarien zeigen, wie eine fundierte und strukturierte Beratung erhebliche Einsparungen ohne Qualitätsverluste erzielt werden können.

1. Ausschreibung und Umstieg auf eine neue VoIP-TK-Anlage

Einsparung: circa 75.000 EUR

Hintergrund:

Eine mittlere Kommunalverwaltung arbeitete über Jahre mit einer veralteten Telefonanlage, die erhebliche Wartungs- und Lizenzkosten verursachte. Zudem gab es funktionale Einschränkungen in Bezug auf moderne Anforderungen wie Videotelefonie, Integration in E-Government-Prozesse und barrierearme Benutzeroberflächen.

Maßnahmen und Vorgehen:

Bedarfsanalyse: Erstellung eines detaillierten Anforderungskatalogs (z. B. nach VgV/Beschaffungsordnung), unter Berücksichtigung von Barrierefreiheit (BITV 2.0), Integration in bestehende Infrastruktur und Kosten über den gesamten Lebenszyklus (TCO).
Marktsondierung: Recherche verschiedener VoIP-Hersteller und Dienstleister, Analyse der Vor- und Nachteile verschiedener Lizenzierungsmodelle.
Ausschreibung und Verhandlungsphase: Passgenaue Formulierung der Ausschreibung mit konkreten Leistungsparametern; Einholen mehrerer Angebote; Preis- und Vertragsverhandlungen.
Implementierung: Planung einer reibungslosen Umstellung (Migration alter Nebenstellen, Schulung der Mitarbeitenden).

Ergebnis:

Signifikante Reduktion der Hardware- und Lizenzkosten.
Günstigere Service- und Wartungsverträge über mindestens fünf Jahre.
Modernes, funktionsstarkes System mit barrierearmer Nutzeroberfläche.
Gesamtersparnis von rund 75.000 EUR gegenüber dem Fortführen der alten TK-Lösung.

2. Optimierung des Hardware-Beschaffungsprozesses für Switche

Einsparung: circa 97.000 EUR

Hintergrund:

Mehrere kommunale Einrichtungen nutzten unterschiedliche und teilweise überdimensionierte Netzwerkswitche, welche weder zentral gewartet noch einheitlich lizenziert waren. Hohe Wartungsgebühren und fehlende Standardisierung führten zu ineffizientem Betrieb.

Maßnahmen und Vorgehen:

Ist-Analyse aller Standorte: Dokumentation der vorhandenen Switch-Modelle, Supportverträge und Konfigurationen.
Standardisierung: Auswahl weniger Switch-Modelle, die langfristig die Anforderungen (z. B. VLAN-Strukturen, PoE-Unterstützung für VoIP-Telefone, etc.) erfüllen.
Bedarfsbündelung: Zusammenführen der Beschaffungsvolumina mehrerer Dienststellen, um Volumenrabatte zu realisieren.
Zukunftssichere Architektur: Einführung von Switch-Serien, die den steigenden Anforderungen in Bezug auf Bandbreite und Sicherheit (z. B. NAC, IEEE 802.1X) gerecht werden.

Ergebnis:

Reduzierung der Wartungsverträge und vereinfachte Verwaltungsstrukturen.
Langfristige Kostensenkung durch bessere Einkaufskonditionen und geringere Betriebskosten.
Einsparung von rund 100.000 EUR über die Laufzeit der neuen Verträge.

3. Vertragsverhandlung für ein bestehendes Call-Center

Einsparung: circa 19.800 EUR pro Jahr

Hintergrund:

Eine öffentliche Behörde unterhielt ein extern betriebenes Call-Center für Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern. Die monatlichen Kosten erschienen nach jahrelanger Nutzung zu hoch und enthielten diverse Zusatzleistungen, die nicht (mehr) benötigt wurden.

Maßnahmen und Vorgehen:

Vertragsprüfung: Detaillierte Analyse aller Leistungspositionen. Identifikation doppelter oder ungenutzter Funktionen (z. B. bestimmte Reporting-Module, Nacht- und Wochenenddienste, die tatsächlich kaum in Anspruch genommen wurden).
Bedarfsabgleich: Ermittlung des realen Anrufvolumens und der Spitzenzeiten, um gezielt Verhandlungen über passende Leistungspakete zu führen.
Marktvergleich: Einholung von Vergleichsangeboten anderer Call-Center-Dienstleister als Verhandlungsgrundlage.
Neuverhandlung: Anpassung des Vertragsumfangs und erfolgreiche Reduktion der monatlichen Pauschalen.

Ergebnis:

Transparenz über tatsächliche Nutzung des Call-Centers.
Signifikante jährliche Einsparung von rund 20.000 EUR.
Optimierte Service-Level-Agreements (SLA) ohne Qualitätseinbußen.

4. Einführung einer barrierefreien Softwarelösung in einer Kommunalverwaltung

Einsparung: circa 48.500 EUR

Hintergrund:

In einer Kommunalverwaltung kamen verschiedene Softwaretools zur internen Kommunikation, Terminplanung und Dokumentenverwaltung zum Einsatz. Diese Insellösungen führten zu hohen Lizenzkosten und waren teilweise nicht barrierefrei gestaltet.

Maßnahmen und Vorgehen:

Bestandsaufnahme: Erhebung aller genutzten Lösungen und deren Lizenzmodelle, inklusive Schulungs- und Wartungsaufwand.
Systemvergleich: Prüfung mehrerer Anbieter mit Fokus auf Barrierefreiheit, Einhaltung von Datenschutzstandards (DSGVO) und Kompatibilität mit vorhandenen IT-Strukturen.
Implementierung: Einführung einer zentralen, barrierefreien Lösung inklusive Schulung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Anpassung der Prozesse.
Fördermöglichkeiten: Nutzung von Fördermitteln (z. B. aus Programmen zur Digitalisierung oder Barrierefreiheit) zur weiteren Reduktion der Investitionskosten.

Ergebnis:

Einsparung von Lizenz- und Wartungskosten aufgrund der Ablösung mehrerer Einzellösungen.
Komfortable, barrierearme Umgebung für alle Nutzenden.
Gesamtersparnis von etwa 50.000 EUR bei verbesserter Compliance und höherer Zukunftssicherheit.

5. Optimierung und Standardisierung von Breitbandzugängen

Einsparung: circa 30.000 EUR pro Jahr

Hintergrund:

In einer Landesbehörde verfügten mehrere Außenstellen über unterschiedliche (teils sehr alte) Breitband-Anschlüsse mit variierenden Bandbreiten, Vertragslaufzeiten und Kostenstrukturen. Dies führte zu einer erheblichen Komplexität in der Verwaltung der Zugänge und vergleichsweise hohen Monatskosten.

Maßnahmen und Vorgehen:

Inventarisierung: Erhebung aller bestehenden Breitbandzugänge, ihrer Bandbreiten und monatlichen Gebühren.
Analyse der Bedarfe: Prüfung, welche Standorte tatsächlich welche Bandbreiten benötigen und wo Upgrades bzw. Downgrades sinnvoll sind.
Anbietervergleich: Einholung konkreter Angebote verschiedener Anbieter mit Blick auf Preis, Verfügbarkeit, SLA und Vertragslaufzeiten.
Konsolidierung: Zusammenfassung mehrerer Einzelverträge zu einem Rahmenvertrag oder auf wenige Anbieter, um Mengenrabatte zu erzielen und die Verwaltung zu vereinfachen.

Ergebnis:

Einheitliches Monitoring- und Abrechnungsmodell für alle Standorte.
Bessere Verhandlungsmacht durch höhere Abnahmemengen.
Einsparungen von rund 30.000 EUR pro Jahr bei verbesserter Breitbandversorgung.

6. Einführung einer modernen Branchensoftware

Einsparung: circa 45.000 EUR

Hintergrund:

Eine Fachabteilung (z. B. im Bau- oder Sozialwesen) einer großen Kommune arbeitete mit einer proprietären Branchensoftware, die kostspielige Jahreslizenzen und sehr eingeschränkten Support bot. Gleichzeitig wurden hohe Gebühren für individuelle Anpassungen fällig.

Maßnahmen und Vorgehen:

Markterkundung: Untersuchung alternativer Softwarelösungen, die einen ähnlichen Funktionsumfang bieten, jedoch ein günstigeres Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen.
Anforderungsprofil: Erstellung eines Pflichtenhefts mit allen benötigten Funktionalitäten, Schnittstellen zu angrenzenden Systemen (z. B. Finanzbuchhaltung) und Vorgaben zur IT-Sicherheit.
Proof of Concept / Teststellung: Ausführliche Testphase der neuen Lösung in einer Abteilung, um die Kompatibilität mit vorhandenen Prozessen zu überprüfen.
Migration: Schrittweise Umstellung auf die neue Branchensoftware, inklusive Transfer alter Datenbestände und Schulung der Nutzer.

Ergebnis:

Verringerte jährliche Lizenzkosten und bessere Skalierbarkeit.
Wegfall überteuerter Sonderanpassungen durch flexiblere Konfigurationsmöglichkeiten der neuen Software.
Einsparungen von circa 45.000 EUR über die ersten Jahre nach der Umstellung.

7. Zentralisierung von Serverinfrastrukturen

Einsparung: circa 80.000 EUR

Hintergrund:

Eine größere Behörde betrieb diverse dezentrale Serverstandorte, was zu hohem administrativem Aufwand, hohen Energiekosten und zum Teil veralteter Hardware führte. Bei Ausfällen war zudem die Reaktionszeit lang.

Maßnahmen und Vorgehen:

Erhebung Ist-Zustand: Dokumentation aller Server (Hardware, Nutzung, Alter, Standort, Energieverbrauch, Wartungsverträge).
Zieldefinition: Klare Festlegung von Virtualisierungs- und Konsolidierungszielen sowie Bestimmung eines zentralen Rechenzentrums (ggf. in Kooperation mit Landes-/Bundeseinrichtungen).
Projektplanung: Definition von Migrationsschritten, Ausfallplänen und Übergangsfristen.
Umsetzung: Zusammenführung der Server in einem modernen, energieeffizienten Rechenzentrum, gegebenenfalls Virtualisierung mithilfe aktueller Technologien (VMware, Hyper-V, Kubernetes etc.).

Ergebnis:

Deutlich reduzierte Ausfallzeiten durch standardisierte Wartungsabläufe und zentralisierte Monitoring-Systeme.
Geringere Energiekosten und effizientere Auslastung der Hardware.
Gesamtersparnis in Höhe von rund 80.000 EUR über mehrere Jahre (Kombination aus geringeren Wartungs-, Energie- und Personalkosten).

8. Optimierung der Cloud-Nutzung

Einsparung: circa 25.000 EUR pro Jahr

Hintergrund:

Bei einer städtischen IT-Abteilung waren zahlreiche virtuelle Maschinen und Speicherlösungen in einer Public-Cloud-Umgebung aktiv, von denen viele kaum oder gar nicht genutzt wurden. Gleichzeitig fehlte eine solide Kostenkontrolle und ein automatisiertes Monitoring.

Maßnahmen und Vorgehen:

Cloud-Audit: Bestandsaufnahme aller Ressourcen (virtuelle Maschinen, Datenbanken, Storage etc.) und deren tatsächliche Auslastung.
Automatisches Skalieren: Einführung von Tools, die bei niedriger Auslastung Ressourcen reduzieren und bei Bedarf schnell hochfahren können (Autoscaling).
Pay-as-you-go-Modelle: Anpassen der Abrechnungsmodelle, damit nur die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlt werden.
Monitoring und Governance: Implementierung eines zentralen Monitoring- und Governance-Frameworks, um einen kontinuierlichen Überblick über Kosten und Leistungen zu erhalten.

Ergebnis:

Deutliche Senkung laufender Kosten durch bedarfsgerechte Nutzung.
Vermeidung von ungenutzten Ressourcen und besseres Budget-Controlling.
Einsparungen von rund 25.000 EUR jährlich bei gleichbleibender Servicequalität.

9. Zentrales Management WAN-Lösung

Einsparung: circa 40.000 EUR

Hintergrund:

Mehrere Außenstellen einer Behörde verfügten über individuell konfigurierte WAN-Verbindungen und Firewall-Lösungen, was sowohl zu hohem Administrationsaufwand als auch zu einer schwerfälligen Netzwerkverwaltung führte. Sicherheits- und QoS-Richtlinien konnten nur eingeschränkt durchgesetzt werden.

Maßnahmen und Vorgehen:

Analyse des WAN-Konzepts: Identifikation aller Standorte, bestehender Leitungen und eingesetzter Hardware.
Einführung SD-WAN / zentraler Managementlösung: Evaluierung einer Software-Defined WAN-Architektur bzw. eines zentralen Management-Portals, um Leitungen, VPN-Verbindungen, Sicherheitsregeln und Bandbreitenbedarf an zentraler Stelle konfigurieren zu können.
Automatisierung und Richtlinienverteilung: Einrichtung automatisierter Updates und Security-Policies, die alle Standorte gleichermaßen berücksichtigen.
Überwachung und Berichterstattung: Implementierung eines durchgängigen Monitorings, um Engpässe früh zu erkennen und Performanceprobleme zu vermeiden.

Ergebnis:

Deutlich reduzierte Kosten für Wartung, Reisen von Techniker*innen und manuelle Fehlerbehebungen.
Verbesserte Sicherheit durch einheitliche Richtliniendurchsetzung.
Einsparung in Höhe von rund 40.000 EUR, insbesondere durch zentralisiertes Management und effizientere Prozesse.

10. Reduktion von Druckkosten

Einsparung: circa 20.000 EUR pro Jahr

Hintergrund:

In einer mittelgroßen Verwaltung wurden jährlich enorme Mengen an Papier gedruckt (Formulare, Schreiben, interne Unterlagen etc.). Die Druckerflotte war überaltert, Wartungsverträge und Tinten-/Toner-Kosten stiegen stetig.

Maßnahmen und Vorgehen:

Prozessanalyse: Identifikation digitalisierbarer Arbeitsabläufe (z. B. digitale Aktenführung, elektronische Signaturen, E-Rechnungen).
Optimierung der Druckerflotte: Einführung moderner Multifunktionsdrucker bei parallelem Abbau nicht benötigter Altgeräte; ggf. Ausstattung mit Follow-Me-Printing.
Schulungen und Sensibilisierung: Schulung der Mitarbeitenden zum Dokumentenmanagement (z. B. Einsatz elektronischer Archivierung) und sparsamerer Umgang mit Ausdrucken.
Implementierung einer DMS-Lösung: Einführung einer zentralen digitalen Dokumentenmanagement-Lösung, um papierbasierte Prozesse schrittweise zu ersetzen.

Ergebnis:

Einsparungen von Druck- und Wartungskosten in Höhe von rund 20.000 EUR jährlich.
Weniger Papierverbrauch, Beitrag zur Nachhaltigkeit und beschleunigte Verwaltungsprozesse.
Mittelfristig noch höhere Einsparpotenziale durch weitere Automatisierung und mögliche Fördermittel.

Fazit

In all diesen Beispielen zeigt sich, dass durch gezielte Beratung und Planung – insbesondere mit Blick auf barrierefreie Lösungen, Standardisierung und langfristige Gesamtkosten (TCO) – erhebliche Einsparungen im hohen fünfstelligen Bereich erzielt werden können. Diese Beispiele dienen als Orientierung, wie eine strukturiert angelegte ITK-Beratung zu nachhaltigen Kostenvorteilen, höherer Sicherheit und besserer Skalierbarkeit führt, ohne die Qualität der bereitgestellten Dienste zu beeinträchtigen.

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